Intellera Consulting Spa (nel seguito anche solo “Intellera” o “Società), in aderenza ai propri principi e alla normativa, è impegnata nell’adozione di specifici strumenti affinché le proprie persone, i propri Clienti e i Terzi possano inoltrare istanze o segnalazioni nel caso ritengano che la Società o il suo personale non si siano attenuti alle prescrizioni professionali, etiche, normative, legali o al sistema di controllo qualità. A tal fine si è dotata di una Linea Etica (Intellera Ethics Helpline).

Tutto il personale può suggerire modifiche/miglioramenti alla procedura scrivendo alla casella di posta procedure@intelleraconsulting.com.

 

Scopo del documento

Il presente documento fornisce le linee guida per l’utilizzo della Ethics Helpline, utilizzabile dalle persone Intellera, dai clienti e da terzi che abbiano intenzione di presentare un’istanza, un quesito o una segnalazionerelativamente a qualsiasi comportamento che l'utente identifica come una grave violazione della legge o della normativa, di una procedura, degli standard e dei codici e della condotta etica di Intellera.
 

Destinatari

La presente procedura si applica a tutto il personale Intellera (inclusi collaboratori e stagisti) e a ogni altro portatore di interesse di Intellera.
 

Principi

Intellera si è dotata di un Codice Etico e di un Modello di Organizzazione e Gestione come atteso dal D.Lgs. 231/2001, incoraggiando i destinatari a riportare lealmente, onestamente e rispettosamente le proprie segnalazioni per tentate o accertate violazioni al riguardo.
A questo proposito, coerentemente con quanto previsto dalla normativa di riferimento, adottando un Modello di Organizzazione e Gestione devono essere intraprese azioni al fine di:

• permettere l’effettuazione, da parte delle proprie persone, di segnalazioni relative a condotte rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001, con l’obiettivo di tutelare l’integrità dell’entità con la quale gli stessi hannoinstaurato un rapporto di lavoro;
• fornire efficaci canali di segnalazione che garantiscano la riservatezza dell’identità del segnalante in ogni contesto successivo alla segnalazione;
• proteggere i segnalanti da ritorsioni o atti discriminatori;
• prevedere e adottare un sistema disciplinare sanzionatorio nei confronti di chi viola gli obblighi di riservatezza o di chi compie atti di ritorsione o discriminazione nei confronti dei segnalanti.

Lo strumento che Intellera ha scelto per effettuare le proprie segnalazioni è la Ethics Helpline cui si accede inviando un’email all’indirizzo Ethics_helpline@intelleraconsulting.com.

Contenuto della Procedura

Intellera Ethics Helpline

La Ethics Helpline è una soluzione adottata ed implementata da Intellera per gestire le segnalazioni e che permette di:

• avere le informazioni in un unico punto di accesso, sempre a disposizione ed aggiornate;
• tracciare le segnalazioni o i quesiti posti;
• promuovere un ambiente di lavoro rispettoso e in linea con i principi aziendali;
• avere a disposizione canale diretto e sicuro che permetta di porre domande o sollevare questioni senzatimore di ritorsioni.

Per la Società è fondamentale sviluppare una Speak Up Culture sostenendo la promozione di un ambiente di lavoro rispettoso. Tali comportamenti e tale cultura sono considerati come indicatori di qualità.
Nelle relazioni con i Clienti, i Fornitori e più in generale con tutti gli Stakeholder le persone di Intellera devono sempre agire con integrità, vigilando sulle proprie azioni, sui propri comportamenti e sulle situazioni che si affrontano quotidianamente.
Il framework di riferimento A4 (Ask your self - Assess the case - Act ethically – Analyse & Report), adottato dalla Società, descrive e illustra come comportarsi di fronte ad una situazione etica critica fino alla sua risoluzione. È uno strumento utile nei casi in cui:

• si abbia una domanda in merito ad una problematica di carattere deontologico o legale che coinvolga larisorsa o la Società;
• sia stato richiesto da un cliente o da un altro individuo di svolgere un compito che lo stesso ritengasbagliato, immorale, contrario ai suoi valori o illegale;
• si sia a conoscenza o sospetti un comportamento illegale o immorale da parte di altri, sia presso Intellerasia presso terzi.

Presentazione di una segnalazione
Per presentare una segnalazione, quesito o istanza, l’interessato deve inviare un’email all’indirizzo Ethics_helpline@intelleraconsulting.com, utilizzando eventualmente il “Modulo per segnalazioni alla Ethics Helpline” allegato alla presente procedura, oppure attraverso un colloquio di persona con l’Ethics Task Force. Al segnalante verranno richieste le stesse informazioni relative all’oggetto della segnalazione presenti nel form. Sarà inoltre sempre mantenuta la confidenzialità delle informazioni relative alle segnalazioni ricevute e relative alla persona che ha presentato l’istanza. L’identità della persona che presenta l’istanza potrà essere divulgata solo previa autorizzazione della persona stessa, salvo il caso in cui la divulgazione di tale identità sia necessaria al fine di avviare un’indagine adeguata o nel rispetto di disposizioni normative o esigenze legali.
Nessuna persona che abbia presentato una segnalazione in buona fede sarà soggetta a provvedimenti disciplinari o ad eventuali conseguenze, indipendentemente dal fatto che il risultato dell’indagine confermi quanto sostenuto nella segnalazione, ad eccezione di quanto stabilito nel seguito.
La persona che abusi delle direttive e delle procedure aziendali per inoltrare segnalazioni che sa essere false o utilizzi la presente procedura per scopi non appropriati, così come la persona che compie ritorsioni contro il segnalante che abbia presentato la segnalazione in buona fede, sarà soggetta ad azioni disciplinari.

Ethics Task Force
La gestione delle segnalazioni è affidata all’Ethics Task Force composta da:

• Risk Management Leader (Gabriele Merli)
• Risk & Compliance (Annalisa Presicce)
• HR Director (Marica Scola)
• HR Ethics Champion (Pierpaola Pettorruso)

L’Ethics Task Force procede senza indugio e con la massima autonomia nella gestione delle segnalazioni decidendo:

• se svolgere un’indagine è appropriato, sulla base di quanto ricevuto;
• il tipo di indagine da adottare;
• quali soggetti dovranno essere coinvolti per lo svolgimento dell’indagine in base alla tematica oggettodella segnalazione;
• a chi debbano essere indirizzati i risultati dell’indagine, in aggiunta a quanto previsto dalla presenteprocedura.

I principi di base che guidano le attività dell’Ethics Task Force sono:

• esistenza di evidenze che provino i fatti;
• qualora si tratti di indizi, gli stessi devono basarsi su elementi di fatto, precisi e concordanti;
• deve sempre essere data la possibilità al segnalato di provare il fatto contrario o di argomentare la propriarappresentazione dei fatti.

Potrebbero rendersi necessarie delle consultazioni all’interno o all’esterno della Società per determinare la forma di indagine da eseguire.
L’Ethics Task Force informerà dei risultati delle indagini eseguite delle azioni e/o provvedimenti adottati per la conclusione del caso il segnalante.
Qualora si renda necessario, a seguito di una segnalazione, intraprendere un procedimento disciplinare lo stesso sarà definito e autorizzato dall’HR Director, sentito l’Amministratore Delegato.
A titolo riepilogativo, tutte le segnalazioni ricevute dall’Ethics Task Force saranno comunicate:

• all’Organismo di Vigilanza, in forma nominativa (rispetto al soggetto segnalato) e tempestivamente per lesegnalazioni ricevute che riguardino i reati di cui al Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n. 231, in formaanonima per le altre segnalazioni, al termine dell’anno fiscale;
• all’amministratore Delegato in forma nominativa (rispetto al soggetto segnalato) al termine dell’anno fiscale.

Nel caso in cui una segnalazione riguardi un Partner o un Amministratore o un componente di un organo di controllo, l’Ethics Task Force sarà integrata con un legale esterno nella fase delle indagini e la segnalazione, con la relativa evoluzione, sarà riportata all’attenzione del Consiglio di Amministrazione.

Segnalazioni per violazioni in materia di Antiriciclaggio
Per segnalare problematiche connesse alla violazione della normativa Antiriciclaggio (in particolare il DLgs. 231/2001 e i relativi provvedimenti attuativi emanati da Autorità di vigilanza quali Consob, Banca d'Italia, CNDCEC, IVASS, etc.) o delle Procedure di Intellera in materia si faccia riferimento alla procedura Whistleblowing e all’apposita sezione del sito internet aziendale.

Emergency escalation
La Intellera Ethics Helpline non è un servizio di emergenza, non è lo strumento giusto per segnalare eventi che presentano una minaccia immediata alla vita o alla proprietà. La risposta alla segnalazione effettuata potrebbe infatti non essere immediata o oppure la tempestività di risposta potrebbe non essere commisurata all'urgenza della problematica segnalata. Procedura Linea Etica P a g . 6 | 6 In caso di necessità di assistenza in condizioni di emergenza, si deve contattare il servizio di emergenza pubblico territoriale (numero unico 112).