Informativa ai sensi dell’articolo 13, GDPR nell’ambito dei processi di selezione del personale

 

Intellera Consulting Srl (di seguito “Intellera” o “Titolare”), con sede legale in Milano, Piazza Tre Torri n. 2, in persona del suo legale rappresentante pro-tempore, Le fornisce la presente informativa ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento Europeo n. 679/2016 - GDPR - (in breve, “Informativa”) in relazione a una Sua candidatura per una posizione lavorativa promossa nell’ambito delle procedure di ricerca e selezione del personale di Intellera.

(a) Identità e dati di contatto del Titolare
Intellera Consulting Srl Piazza Tre Torri, n. 2 - 20145 Milano C.F. e P.IVA: 11088550964 PEC: intellera@pecintelleraconsulting.com

(b) Dati di contatto del responsabile della protezione dei dati
Pirola Pennuto Zei e Associati Via Vittor Pisani n. 20 Indirizzo PEC: dpo-intellera@pec-intelleraconsulting.com

(c) Finalità del trattamento cui sono destinati i dati personali e relativa base giuridica

  • (i) I Suoi dati personali saranno trattati, dal Titolare e/o da altre società che svolgono per suo conto attività di selezione del personale, per le seguenti finalità: eseguire attività di ricerca e selezione del personale quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, la gestione della Sua candidatura, la valutazione del Suo curriculum vitae rispetto all’offerta di lavoro, nonché la gestione del Suo profilo, in relazione a posizioni aperte, attuali e future, presso Intellera;
  • (ii) contattarLa al fine di richiederLe/raccogliere ulteriori informazioni relativamente alla Sua candidatura;
  • (iii) gestire le attività necessarie per l’instaurazione del rapporto professionale;
  • (iv) limitatamente ad alcune categorie di dati personali (i.e. genere ed età), condurre analisi statistiche riguardanti, ad esempio, i canali usati dagli interessati per candidarsi a posizioni lavorative aperte presso il Titolare;
  • (v) ottemperare alle Policy e procedure adottate dal Titolare finalizzate, tra l’altro, all’adeguata gestione dei processi operativi e di controllo della qualità, nonché degli specifici rapporti di collaborazione sussistenti con altre società che forniscono supporto per l’esecuzione delle operazioni di recruitment;
  • (vi) difendere un diritto o interesse del Titolare in sede giudiziaria e/o stragiudiziale.

(d) Base giuridica del trattamento
Con riguardo alle finalità di cui ai punti (c) (i) e (ii), la base giuridica del trattamento è l’art. 6 (b), “il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso.”
Con riguardo alle finalità di cui al punto (c) (iii), la base giuridica del trattamento è l’art. 6 (c), “il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento”. Con esclusivo riferimento al trattamento di dati personali attinenti alle categorie particolari di dati, la base giuridica è l’art. 9 (2) (b) del GDPR nei limiti previsti dalle “Prescrizioni relative al trattamento di categorie particolari di dati nei rapporti di lavoro” (Aut. Gen. n. 1/2016).
Con riguardo alle finalità di cui ai punti (c) (iv), (v) e (vi) la base giuridica è l’art. 6 (f), “il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi.” Il conferimento dei Suoi dati personali per queste finalità è facoltativo, ma si evidenzia che l’eventuale mancato conferimento comporterebbe l’impossibilità per il Titolare di valutare il candidato e di considerarla per le fasi di selezione.

(e) Categorie di dati personali trattati
Nell’ambito delle finalità dei trattamenti evidenziati al precedente paragrafo (c), saranno trattati:

  • (i) su base regolare: dati personali di tipo “comune” aventi ad oggetto, a titolo di esempio: nome e cognome, codice fiscale, numero di partita IVA, residenza, domicilio, sede del luogo di lavoro, indirizzo mail o PEC, numero di telefono e fax, società datrice di lavoro, ruolo e/o inquadramento aziendale, ecc.;
  • (ii) occasionalmente (in presenza di obblighi normativi): dati personali di tipo “particolare”, di cui all’articolo 9 del GDPR, aventi ad oggetto, a titolo di esempio, l'appartenenza sindacale o lo stato di salute. Ad eccezione dei casi previsti dalla legge, il Titolare non ha necessità di raccogliere, né di trattare in altro modo, tali dati personali.

(f) Categorie di destinatari dei dati personali
Per le finalità di cui alla precedente sezione (c) i dati personali da Lei forniti potranno essere resi accessibili:

  1. a dipendenti e collaboratori del Titolare nella loro qualità di soggetti autorizzati al trattamento;
  2. ad Autorità giudiziarie o di vigilanza, amministrazioni, enti ed organismi pubblici e privati (nazionali ed esteri) e Ordini professionali;
  3. a professionisti e consulenti incaricati dal Titolare di svolgere attività attinenti all’amministrazione della struttura aziendale di appartenenza o alla eventuale difesa in giudizio;
  4. a società che eseguono, per conto o a supporto del Titolare, attività di selezione e ricerca del personale, debitamente nominate quali responsabili del Trattamento

(g) Conservazione e trasferimento di dati personali all’estero
La gestione e la conservazione dei dati personali avviene in cloud e su server ubicati all’interno ed all’esterno dell’Unione Europea di proprietà e/o nella disponibilità del Titolare e/o di società terze, debitamente nominate quali responsabili del trattamento. L’eventuale trasferimento all’estero dei dati nei paesi extra-UE avviene in conformità alle disposizioni normative vigenti, nonché nel rispetto delle disposizioni assunte dalla Corte di Giustizia europea e dalle Autorità nazionali ed estere in materia di protezione dei dati personali I Suoi dati personali non saranno oggetto di diffusione.

(h) Periodo di conservazione dei dati personali
I dati personali raccolti per le finalità indicate alla precedente sezione (c) saranno trattati e conservati nei seguenti termini:

  • (i) Per quanto concerne i dati personali di candidati che non vengono selezionati da Intellera ovvero di coloro che vengono ritenuti idonei per posizioni diverse rispetto a quelle oggetto della candidatura, questi vengono conservati fino al termine dell’anno fiscale dopo un periodo minimo di 12 (dodici) mesi dall’ultimo utilizzo, salvo che il candidato non faccia richiesta di cancellazione dei propri dati secondo quanto previsto dall’articolo 17, GDPR.
  • (ii) Per quanto riguarda i dati personali degli interessati idonei per le posizioni oggetto della candidatura, questi vengono trattati secondo le disposizioni dell’apposita informativa riservata per il personale dipendente di Intellera e conservati per un periodo di 10 (dieci) anni maggiorato di 12 (dodici) mesi a decorrere dalla data di cessazione del rapporto di lavoro;
  • (iii) con riferimento al rispetto delle disposizioni di leggi e regolamenti (nazionali o comunitari), ai trattamenti finalizzati all’ottemperanza di ordini e prescrizioni imposti da Autorità giudiziarie, Organismi di vigilanza o Ordini professionali, nonché per consentire al Titolare di esercitare i suoi diritti, in particolare, quello di difesa in giudizio: per il periodo di prescrizione/decadenza stabilito dalla specifica normativa di riferimento maggiorato di 12 (dodici) mesi;

(i) Diritti esercitabili
In conformità a quanto previsto nel Capo III, Sezione I, GDPR, Lei può esercitare i diritti ivi indicati ed in particolare:

  • Diritto di accesso - Ricevere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguardano e, in tal caso, ricevere informazioni relative, in particolare, a: finalità del trattamento, categorie di dati personali trattati, periodo di conservazione, destinatari cui possono essere comunicati (articolo 15, GDPR);
  • Diritto di rettifica - Ottenere, senza ingiustificato ritardo, la rettifica dei dati personali inesatti che La riguardano e l’integrazione di quelli incompleti (articolo 16, GDPR);
  • Diritto alla cancellazione - Richiedere, senza ingiustificato ritardo, la cancellazione dei dati personali che La riguardano, nei casi previsti dal GDPR (articolo 17, GDPR);
  • Diritto di limitazione - Imporre al Titolare la limitazione del trattamento, nelle ipotesi stabilite dal GDPR (articolo 18, GDPR);
  • Diritto alla portabilità - Ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico, i dati personali che La riguardano forniti al Titolare, nonché ottenere che gli stessi siano trasmessi ad altro titolare senza impedimenti, nei casi previsti dal GDPR (articolo 20, GDPR);
  • Diritto di opposizione - Opporsi al trattamento dei dati personali che La riguardano, salvo che sussistano motivi legittimi per il Titolare di continuare il trattamento (articolo 21, GDPR);
  • Diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo - Proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali (Informazioni e dettagli di contatto al sito internet www.garanteprivacy.it).

Lei potrà esercitare i Suoi diritti mediante invio di una richiesta via e-mail all’indirizzo PEC del Responsabile della protezione dei dati, sopra indicato.

(l) Modalità del trattamento Il trattamento dei Suoi dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’articolo 4, n. 2), GDPR - compiute con o senza l’ausilio di sistemi informatici - e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, strutturazione, aggiornamento, conservazione, adattamento o modifica, estrazione ed analisi, consultazione, uso, comunicazione mediante trasmissione, raffronto, interconnessione, limitazione, cancellazione o distruzione. In ogni caso, sarà garantita la sicurezza logica e fisica dei dati e, in generale, la riservatezza dei dati personali trattati, mettendo in atto tutte le necessarie misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la loro sicurezza.